Quanto custa um sistema sob medida? O que define o preço, e o que não define

A resposta honesta é: depende de quatro coisas. A resposta útil é explicar quais são, o que faz cada uma pesar e como saber o valor exato antes de se comprometer com qualquer coisa. Este texto faz as duas.

Se você está pesquisando isso, provavelmente já passou pela fase de tentar resolver com planilha, grupo de WhatsApp e um software pronto que quase serve. E provavelmente já percebeu que "quase" é caro: toda semana alguém procura informação em três lugares, digita o mesmo dado duas vezes ou liga para o técnico para saber se o serviço foi feito.

Por que ninguém publica uma tabela de preço

Um sistema sob medida não é um produto de prateleira. Duas empresas do mesmo setor, com o mesmo faturamento, podem precisar de sistemas com custos muito diferentes, porque o que define o trabalho não é o tamanho da empresa. É a complexidade do processo que o sistema precisa reproduzir.

Quem publica preço fixo para "sistema de gestão" está vendendo uma das duas coisas: um software pronto com outro nome, ou um escopo tão aberto que o valor vai mudar no meio do caminho. Nenhuma das duas é o que você está procurando quando digita "sob medida".

As quatro variáveis que definem o preço

1. Quantos fluxos o sistema precisa cobrir

Fluxo é um caminho completo que a informação percorre. "Cliente pede orçamento, técnico visita, orçamento é aprovado, serviço é executado, cliente é cobrado" é um fluxo. "Documento chega, é conferido, é protocolado no órgão, prazo é acompanhado, cliente é avisado" é outro.

Um sistema com um fluxo central bem resolvido custa uma fração de um sistema com cinco fluxos que se cruzam. E aqui está a primeira decisão que mais economiza dinheiro: começar pelo fluxo que mais custa tempo hoje, não pelo sistema inteiro que você imagina para daqui a dois anos.

2. Quantos tipos de usuário existem

Um sistema em que só a equipe interna entra é uma coisa. Um sistema em que o cliente também entra para acompanhar o processo, o técnico entra pelo celular no campo e o gestor vê um painel diferente de todo mundo é outra. Cada tipo de usuário significa uma tela diferente, permissões diferentes e regras diferentes sobre quem vê o quê.

Portal do cliente e aplicativo para equipe de campo são os dois itens que mais mudam o preço de uma proposta, porque cada um deles é quase um sistema dentro do sistema.

3. Com o que ele precisa conversar

Integração é quando o sistema troca dado com outra ferramenta sem ninguém digitar: emissor de nota fiscal, WhatsApp, gateway de pagamento, sistema do órgão público, agenda, planilha que outro setor não vai abandonar.

Algumas integrações são simples e cabem na primeira fase. Outras dependem de a outra ferramenta ter uma forma decente de conversar, e nem sempre tem. É por isso que, em um diagnóstico bem feito, integração é a pergunta que mais toma tempo: é onde mora a maior parte das surpresas de preço em projetos mal orçados.

4. Quanto dado antigo precisa entrar

Se a empresa tem dez anos de clientes e processos em planilhas, esses dados precisam ser limpos, padronizados e importados. Às vezes é trabalho de um dia. Às vezes é o item mais caro do projeto, porque a planilha tem trinta versões de "São Paulo" escritas de jeitos diferentes.

O que não define o preço, e deveria parar de definir

O tamanho da empresa. Um escritório com cinco pessoas e um processo cheio de exceções pode precisar de um sistema mais complexo do que uma empresa com cinquenta pessoas e um processo linear.

A quantidade de telas. Tela é consequência, não causa. Quem orça por tela está contando o sintoma.

O visual. Um sistema interno precisa ser claro e rápido de usar, não bonito para apresentação. Investir em visual antes de resolver o fluxo é gastar na ordem errada.

Sistema pronto ou sob medida: quando cada um sai mais barato

Vale dizer com clareza: software pronto é a resposta certa quando o seu processo é igual ao de todo mundo. Se um SaaS genérico cabe na sua operação sem forçar você a mudar o que é importante para o negócio, use. Vai custar menos e estar no ar amanhã.

O sob medida compensa quando acontece uma destas três coisas:

• Você tem um fluxo de aprovação, um tipo de documento ou uma regra de negócio que nenhum software pronto reproduz sem gambiarra.
• Você já usa três ferramentas que não conversam e está pagando gente para ser a integração entre elas.
• O software pronto obriga a mudar um processo que é justamente o que diferencia a sua empresa.

Sob medida não significa grande. Significa que cabe no seu processo em vez de você caber no processo dele.

Como saber o preço exato antes de começar

O modelo que a Elev usa para sistemas sob medida foi desenhado para que o valor nunca seja surpresa:

1. Diagnóstico de 30 minutos. Como o processo funciona hoje, onde trava, quem usa, quem precisa acompanhar. É aqui que as quatro variáveis acima são mapeadas.
2. Proposta com escopo fechado. O que entra na primeira fase, o que fica de fora, prazo e investimento, por escrito. A proposta sai em até 2 dias úteis depois da conversa e vale por 5 dias úteis.
3. O valor não muda durante o projeto. Se no meio do caminho aparecer algo que não estava no escopo, vira fase 2, orçada separadamente, com aceite próprio. Nunca vai embutido.
4. Construção com homologação. Você vê o sistema funcionando ao longo do caminho, com quem vai usar, não só no fim.
5. Entrega e 12 meses de operação e suporte incluídos. Infraestrutura, banco de dados, backup, monitoramento e correção de falhas. Funcionalidade nova é orçada à parte.

Prazo típico da primeira fase: 15 a 45 dias úteis, conforme o escopo. Pagamento em 60% na entrada, 20% na homologação e 20% na entrega, com parcelamento em até 10x no cartão.

Uma coisa que muda o cálculo inteiro: de quem é o sistema

Pergunte isso a qualquer fornecedor antes de assinar: se eu sair, levo o que?

Na Elev, código, banco de dados e acessos ficam no nome do cliente. Se um dia a relação acabar, a empresa leva tudo e continua operando. Isso parece detalhe jurídico, mas define o preço real do sistema: um sistema que você não pode levar é um aluguel disfarçado de compra, e o custo dele é infinito.

Um caso concreto

A Ohana Despachante, em São Paulo, chegou com dezenas de processos simultâneos distribuídos entre WhatsApp, e-mail, Drive e uma planilha que só uma pessoa entendia. O sistema começou pelo fluxo que mais custava tempo, o acompanhamento de processo e prazo, com o cliente perguntando "como está?" todo dia. Quando o mesmo padrão apareceu em outros escritórios, a base virou produto: o DespachoCerto.

É a lógica de começar pelo problema que mais custa, fechar o escopo e crescer em fases. Funcionou para um escritório e depois para um setor.

Como descobrir o seu número

Não dá para dar um valor neste texto sem mentir. Dá para dizer o que acontece quando você descreve o processo que mais gera retrabalho: a Elev responde se um sistema resolve, por onde ele começaria e, depois do diagnóstico, quanto custa a primeira fase, por escrito.

Se preferir ver antes de conversar, a demonstração do DespachoCerto mostra em poucos minutos o raciocínio de cliente, processo, documento, financeiro e painel em um fluxo só. É o mesmo raciocínio que vale para qualquer operação de serviços.